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La qualificazione e la selezione dei fornitori

La qualificazione e la successiva valutazione dei fornitori, strutturata a livello di Gruppo, è basata sulla verifica di requisiti di qualità tecnica, economica, organizzativa, del rispetto delle norme ambientali e di sicurezza. Dal 2006 l’inserimento di un fornitore nell’albo di qualifica del Gruppo è subordinata all’accettazione del Codice Etico.

La valutazione e il controllo dei fornitori

Per quanto riguarda la valutazione fornitori, nel 2012 è stato migliorato il modello di monitoraggio e la gestione della valutazione periodica degli stessi attraverso l’introduzione di una reportistica trimestrale sviluppata lo scorso anno, che permette al referente aziendale di verificare le prestazioni contrattuali dei fornitori nelle tre dimensioni fondamentali della qualità, della sicurezza e dell’ambiente con la possibilità di sospensione temporanea di 3 o 6 mesi del rapporto contrattuale nel caso il fornitore incorra in casi di non conformità gravi o molto gravi.
Le verifiche da parte dei referenti aziendali avvengono per le forniture di beni nel momento del ricevimento degli stessi, mentre per le prestazioni di servizi e di lavori la verifica avviene trimestralmente nel corso dell’esecuzione delle prestazioni mediante la compilazione e l’aggiornamento di apposite check list di valutazione che tengono conto anche di elementi riguardanti eventuali subappaltatori. La numerosità dei controlli per i servizi e per i lavori viene definita sulla base dell’importo contrattuale, del periodo di durata del contratto nonché dell’impatto sulla qualità, sulla sicurezza e sull’ambiente delle prestazioni oggetto di monitoraggio. Nel corso dell’ultimo trimestre 2012 sono state aggiornate tutte le check list riguardanti i servizi e i lavori introducendo al loro interno gli elementi necessari alla certificazione sociale SA8000 che sono operative a partire dal 1° gennaio 2013. In caso di rilievi su beni o prestazioni non conformi, il referente aziendale deve registrare e gestire l’evento per garantirne la tracciabilità e l’effetto sulla valutazione periodica del fornitore.
Nel 2012 sono proseguiti gli audit interni per la verifica delle procedure adottate: anche sugli elementi riscontrati durante questi incontri si è sviluppato il piano formativo per i referenti aziendali.
Nel 2012 sono inoltre proseguite le visite ispettive presso le sedi dei fornitori di beni strategici, riscontrando in alcuni casi comportamenti parzialmente non conformi che sono stati tempestivamente evidenziati e corretti in breve tempo, con verifica successiva dell’efficacia delle azioni correttive.
Le visite ispettive effettuate sono state 10, svolte presso fornitori qualificati per valutare la conformità dei loro processi produttivi agli standard ISO 9001, ISO 14001 e OHSAS 18001.
Con riferimento ai fornitori del Gruppo, nel 2012 sono state rilevate 953 non conformità, di cui 772 risultavano chiuse al 31 dicembre 2012.

Certificazione SA8000: il piano di monitoraggio dei fornitori

Nel 2012 è stato avviato all’interno del percorso di sviluppo del sistema di gestione SA8000 di Hera S.p.A. il monitoraggio dei fornitori rispetto ai principi e ai contenuti di questo standard. In primo luogo è stato chiesto a tutti i 3.700 fornitori qualificati di impegnarsi a essere conformi ai requisiti di responsabilità sociale inclusi in SA8000: al 31 dicembre circa 2.700 fornitori hanno sottoscritto la “lettera di impegno” così come richiesto nell’ottobre 2012. E' poi stato predisposto un questionario di indagine e di valutazione dell’impegno del fornitore per la corretta applicazione degli otto requisiti SA8000, inviato nel 2012 a 25 fornitori. É stata inoltre sviluppata una check list per verifiche ispettive SA8000 presso fornitori, sperimentata parzialmente a fine 2012 in vista di un utilizzo nelle 10 visite programmate per il 2013 (3 le visite ispettive già effettuate nel 2012).
A supporto delle attività sopra descritte nell’autunno 2012 si è realizzata attività formativa per gli addetti dell’unità Vendor Rating and Assurance e per gli oltre 60 buyer della Direzione Acquisti e Appalti. Per il 2013 è in programma la formazione per i 300 referenti contrattuali aziendali, i dirigenti e i tecnici di Hera che attuano il monitoraggio quotidiano dei fornitori: anche attraverso l’uso di check list appositamente integrate a fine 2012 con riferimento ai contenuti di SA8000, essi dovranno accertare il grado di rispetto dei requisiti dello standard.
A novembre 2012 sono stati invitati alcuni importanti fornitori di servizi e di lavori a un incontro per un confronto sul percorso intrapreso da Hera per l’applicazione dello standard SA8000.


Il sistema di Vendor management

Nel corso del 2012 è stato consolidato il sistema di vendor management (il nuovo modello di autoregistrazionee qualificazione dei fornitori) che rappresenta per il Gruppo un’importante evoluzione nel rapporto con i propri fornitori integrando la piattaforma di e-procurement, introducendo nuovi strumenti tesi a semplificare il rapporto con i fornitori dando maggior centralità al processo di qualificazione e valutazione dei fornitori all’interno del sistema certificato di Gruppo.
All’interno dell’area di qualificazione fornitori è possibile accedere alle merceologie di acquisto del Gruppo Hera, permettendo di usufruire dei seguenti servizi:

  • aggiornare autonomamente i profili di interesse, candidandosi eventualmente per nuovi gruppi merce all’interno del sistema di fornitori accreditati;
  • mantenere aggiornata in forma autonoma la propria anagrafica (in particolare persona di contatto e indirizzi mail) nonché lo scadenziario dei documenti di qualifica fornitori;
  • verificare il proprio stato di qualifica e valutazione periodica;
  • avere la possibilità di essere interpellati con maggior frequenza per presentare offerte economiche;
  • avere la possibilità di ricevere informazioni relative all’aggiudicazione di una commessa;
  • essere aggiornati sulle iniziative di interesse economico del Gruppo

Per i fornitori che richiedono l’inserimento nel sistema di qualificazione fornitori di Hera gestito con la piattaforma e-procurement è prevista una quota di abbonamento annuale commisurata al numero di gruppi merce per i quali viene manifestato l’interesse da parte del fornitore.

I fornitori qualificati per tipologia di certificazione

Nel 2012 si è registrato un ulteriore aumento della quota percentuale di forniture commissionate a fornitori certificati. Ciò rappresenta il risultato sia delle azioni dirette intraprese dall’azienda con il sistematico inserimento nei bandi o nella fase di qualificazione del fornitore del possesso di certificazioni come requisito obbligatorio per partecipare, sia di una maggiore sensibilità acquisita dal sistema delle imprese, consapevoli che il miglioramento in questi ambiti rappresenta un elemento di competitività. Da evidenziare:

  • l’aumento di quasi il 10% degli acquisti da fornitori in possesso della certificazione ISO 14001-EMAS, incremento che porta al 51% il valore delle forniture relativo all’anno 2012 da fornitori con queste certificazioni;
  • l’incremento del 56% per quelli in possesso della certificazione OHSAS 18001: il valore delle forniture corrispondenti passa dal 15% del 2011 al 25% del 2012;
  • l’aumento superiore al 60% degli acquisti da fornitori con certificazione SA8000; circa il 9% del valore delle forniture proviene da fornitori in possesso di tale certificazione (era il 5% nel 2011).
 
Valore delle forniture da fornitori qualificati per tipologia di certificazione (% sul totale delle forniture)
%201020112012
Certificazione di qualità (ISO 9001)78,3%78,7%79,7%
Certificazioni ambientali (ISO 14001-EMAS)35,2%44,4%50,7%
Cert. di qualificazione alla esecuzione di lavori pubblici (SOA)38,5%37,3%46,5%
Sicurezza sul lavoro (OHSAS 18001)11,3%15,3%24,9%
Certificazione sociale (SA 8000)2,5%5,1%8,5%
Cert. di qualità delle analisi di laboratorio (SINAL)2,5%3,1%3,9%
Cert. di qualità nella taratura degli strumenti di misura (SIT)0,2%0,2%0,4%
Totale forniture complessive (milioni di €)577,6589,2565,0

Le gare aggiudicate con il criterio dell'offerta economicamente più vantaggiosa
Nell’ambito delle aree individuate nella linea guida degli Approvvigionamenti del Gruppo Hera, e precisamente “rispetto dell’ambiente”, “impegno sociale”, “qualità delle prestazioni” e “valore economico”, sono stati individuati criteri di sostenibilità frutto dell’esperienza acquisita nella gestione di gare appaltate con il metodo dell’offerta economicamente più vantaggiosa, in base alla dottrina e anche alla normativa in materia, in coerenza con gli obiettivi del Gruppo Hera.
Nell’istruzione operativa “Individuazione di criteri di sostenibilità per sottocategorie merceologiche di acquisti” sono stati stabiliti, in base all’importo e alla criticità dell’appalto (qualora sia un appalto a elevato impatto nei confronti dell’ambiente, della sicurezza sui luoghi di lavoro, della qualità della prestazione erogata ai clienti, della durata del contratto o dell’importo), un numero minimo di criteri di sostenibilità da considerare per la scelta del fornitore. Tra gli altri criteri si evidenziano: la gestione delle emissioni in atmosfera e del rumore; la prevenzione, riuso e riciclabilità dei rifiuti; l’efficienza energetica; la riduzione della pericolosità di sostanze utilizzate e la riduzione dei consumi idrici (per il rispetto dell’ambiente); l’adozione di un proprio Codice Etico, l’inserimento di lavoratori disabili e svantaggiati, la prevenzione degli infortuni (per l’impegno sociale); la qualità di materiali, mezzi d’opera e attrezzature, titoli e competenze professionali, prestazioni tecniche e rendimento (per la qualità delle prestazioni).
La scelta dei criteri di sostenibilità è di competenza delle Funzioni Acquisti e Appalti che scelgono i criteri da adottare in base alla tipologia della gara, alla rilevanza del criterio di sostenibilità in relazione alla gara in oggetto, alle valutazioni rispetto a gare precedentemente effettuate e alle loro risultanze. Per la scelta dei criteri e la valutazione delle offerte in fase di gara, le funzioni Acquisti e Appalti possono avvalersi del supporto tecnico della Direzione Corporate Social Responsibility e della Direzione Centrale Qualità, Sicurezza e Ambiente.
Nel 2013 è prevista l’aggiornamento dell’istruzione operativa relativa alle modalità di individuazione dei criteri di sostenibilità (rispetto dell’ambiente, impegno sociale e qualità delle prestazioni) per le varie tipologie di affidamento.

 
Gare a evidenza pubblica con offerta economicamente più vantaggiosa
 201020112012
N. di bandi di gara a evidenza pubblica pubblicati111213
Valore dei bandi di gara a evidenza pubblica pubblicati (milioni di euro)43,5182,6183,5
% delle gare con offerta economicamente vantaggiosa sul valore totale dei bandi di gara a evidenza pubblica pubblicati100%100%100%
Punteggio medio assegnato ad aspetti relativi alla sostenibilità nelle gare a evidenza pubblica aggiudicate nell’annon.d2827

Escludendo le gare sviluppate per conto di soggetti finanziatori terzi, eventualmente vincolate a criteri di aggiudicazione al massimo ribasso, nel 2012 sono stati pubblicati 13 bandi di gara pubblica, per un importo complessivo a base d’asta di oltre 180 milioni di euro, tutti con la previsione del metodo di aggiudicazione secondo il criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa.
Sono stati inoltre indetti 3 bandi per sistemi di qualificazione pubblica non ricompresi nel computo, in quanto la normativa prevede che sia l’importo sia il metodo di aggiudicazione siano definiti di volta in volta nelle successive procedure negoziate.
In relazione alle gare pubbliche aggiudicate nel corso del 2012 con il metodo di aggiudicazione dell’offerta economicamente più vantaggiosa, il punteggio medio assegnato alla componente tecnica è stato di 48 punti su 100, di cui 27 relativi a criteri di sostenibilità ambientale (8 punti) o sociale (19 punti).

 
Gare a evidenza pubblica con offerta economicamente più vantaggiosa: punteggi assegnati alle varie componenti (media ponderata sulla base dell’importo del bando)
 

Il metodo di aggiudicazione con l’offerta economicamente vantaggiosa è applicabile (laddove le procedure di gara consentano il ricorso al metodo dell’offerta economicamente più vantaggiosa) a tutto il mondo acquisti con netta prevalenza per gli acquisti di servizi e lavori, data la già forte standardizzazione delle specifiche tecniche per quanto riguarda il mondo delle forniture di materiali e in alcuni casi di lavori.
Si evidenzia che il 70% degli affidamenti gestiti congiuntamente dalla Direzione Centrale Acquisti e Appalti e dalle Funzioni Acquisti e Appalti territoriali (mediante gara pubblica, a seguito di sistema di qualificazione o mediante procedura negoziate senza bando) a cui è applicabile il criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa è avvenuto secondo tale criterio in luogo del massimo ribasso (era il 53% nel 2011).

Affidamenti totali con offerta economicamente più vantaggiosa
 201020112012
Valore degli affidamenti totali a cui è applicabile il metodo di aggiudicazione dell’offerta economicamente più vantaggiosa (milioni di euro)309,8255,0321,9
% di affidamenti con offerta economicamente più vantaggiosa44,6%53,0%70,2%

Tra le gare a evidenza pubblica affidate nel 2012 si evidenziano, per l’importanza delle gare e la rilevanza assegnata ai criteri di sostenibilità nella valutazione delle offerte, quelle di seguito descritte: 

  • Nella procedura ristretta per l’assegnazione delle prestazioni connesse al servizio di raccolta e trasporto rifiuti solidi urbani e assimilati, raccolte differenziate, lavaggio contenitori, conduzione dei centri di raccolta nel territorio delle province di Bologna, Modena e Ferrara per un importo di circa 38 milioni di euro (circa 19 milioni di euro all’anno), dei 60 punti riservati alla componente tecnica ne sono stati riservati 25 alla sostenibilità sociale (valorizzazione dei progetti di inserimento lavorativo del personale socialmente svantaggiato) e 12 alla sostenibilità ambientale (vetustà e impatto ambientale dei mezzi utilizzati).
  • Nella procedura ristretta per l’assegnazione delle prestazioni connesse al servizio di spazzamento manuale e meccanizzato nel territorio delle province di Bologna, Modena e Ferrara per un importo a base d’asta di 38 milioni di euro (circa 19 milioni di euro all’anno), dei 60 punti riservati alla componente tecnica ne sono stati riservati 30 alla sostenibilità sociale (valorizzazione dei progetti di inserimento lavorativo del personale socialmente svantaggiato) e 8 alla sostenibilità ambientale (vetustà e impatto ambientale dei mezzi utilizzati).
  • Nella procedura ristretta per l’assegnazione delle prestazioni connesse al servizio di pulizia spiaggia nel territorio delle province di Rimini e Ravenna per un importo a base d’asta di 5 milioni di euro (per un periodo di due anni e mezzo), dei 60 punti riservati alla componente tecnica ne sono stati riservati 22 alla sostenibilità ambientale (vetustà e impatto ambientale dei mezzi utilizzati) e 12 alla sostenibilità sociale (certificazione OHSAS18001, indici di gravità e frequenza infortuni).
  • Nella procedura negoziata con bando per l’affidamento del servizio di attività ausiliarie su gruppi di misura gas, gpl, acqua, energia elettrica e teleriscaldamento relativi ai servizi erogati dal Gruppo Hera per un importo a base d’asta di 3,9 milioni di euro per un periodo di un anno, dei 60 punti riservati alla componente tecnica ne sono stati riservati 27 alla sostenibilità sociale (10 punti per la formazione in materia di sicurezza, 5 per le procedure in materia di sicurezza e/o certificazione OHSAS 18001, 12 punti per l’indice gravità/frequenza infortuni) e 15 alla sostenibilità ambientale (8 punti per l’impatto ambientale dei mezzi, 2 punti per i progetti di riduzione dell’impatto ambientale quali per esempio strumenti di pianificazione dei percorsi che limito i consumi di carburante, 5 per le procedure in materia ambientale e/o certificazione ISO 14001).

Si evidenziano inoltre i seguenti Sistemi di qualificazione pubblica: 

  • Nelle gare a seguito di Sistema di Qualificazione pubblico per l’affidamento dei lavori di manutenzione specialistica elettromeccanica (3,3 milioni di euro) e di manutenzione specialistica elettrica (2,8 milioni di euro) presso gli impianti del servizio idrico integrato per un periodo di un anno, dei 60 punti riservati alla componente tecnica ne sono stati riservati 27 alla sostenibilità sociale (10 punti per la formazione in materia di sicurezza, 5 per le procedure in materia di sicurezza e/o certificazione OHSAS 18001, 12 punti per l’indice gravità e di frequenza infortuni) e 13 alla sostenibilità ambientale (8 punti per l’impatto ambientale dei mezzi e 5 punti per le procedure in materia ambientale e/o certificazione ISO14001).
  • Nella gara a seguito di Sistema di Qualificazione pubblico per l’affidamento del servizio di manutenzione cassonetti (1,6 milioni di euro per il periodo di un anno) dei 60 punti riservati alla componente tecnica ne sono stati riservati 18 alla sostenibilità sociale (6 punti per l’indice frequenza/gravità infortuni, 3 punti per la formazione in materia di sicurezza, 3 punti per il possesso di sistemi di gestione per la salute e la sicurezza sul lavoro e/o possesso certificazione OHSAS18001, 3 punti per il possesso di sistemi di gestione afferenti la responsabilità sociale d’impresa e/o possesso certificazione SA8000, 3 punti per l’inserimento di personale socialmente svantaggiato) e 8 alla sostenibilità ambientale (3 punti per il possesso di procedure in materia ambientale e/o certificazione ISO 14001, 5 punti per la valutazione impatto ambientale dei mezzi).
  • Nella gara a seguito di Sistema di Qualificazione pubblico per l’affidamento del servizio di Global Service che include disponibilità, manutenzione e gestione di dispositivi multifunzione (MFD–Multifunctional Devices) integrate con stampanti nelle diverse sedi e uffici distaccati per un periodo di 3 anni (2,1 milioni euro) dei 60 punti riservati alla componente tecnica sono stati riservati alla sostenibilità ambientale 10 punti (consumo energetico, emissioni sonore, emissioni di ozono, di composti organici volatili e di polveri delle apparecchiature, assenza di sostanze pericolose contenute nei toner e nelle cartucce, possibilità di disassemblaggio delle apparecchiature e di riciclabilità dei materiali plastici e metallici).