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La gestione dei contratti

La Direzione Centrale Acquisti e Appalti di Hera S.p.A. gestisce gli acquisti per Hera S.p.A. e quelli per le società del Gruppo per le quali è in essere un service acquisti (Herambiente, Hera Comm, Fea, Uniflotte, Famula on Line e Hera Luce).
Il Protocollo 231 in materia di approvvigionamenti, approvato dal Consiglio di Amministrazione di Hera S.p.A. nel 2010, definisce ruoli, responsabilità, principi comportamentali e modalità operative cui il personale del Gruppo, coinvolto nelle attività di approvvigionamento, deve attenersi.
La linea guida in materia di approvvigionamenti, in sintonia con il Codice Etico del Gruppo, con il modello organizzativo ex-D.Lgs. 231/2001 e il relativo Protocollo, rappresenta il riferimento aziendale per l’attività di scelta dei fornitori, determinando i principi ispiratori dell’attività di approvvigionamento del Gruppo nell’ipotesi di acquisizione di beni, servizi e lavori, finalizzati sia ad attività svolte in regime di libero mercato sia a quelle assoggettate alla normativa pubblicistica. Nella linea guida viene ribadito che il Gruppo Hera privilegia il metodo dell’offerta economicamente più vantaggiosa come criterio di valutazione delle offerte, utilizzando criteri di sostenibilità coerenti con i principi stabiliti dal Codice Etico del Gruppo.
La linea guida sugli approvvigionamenti è applicata da tutte le società controllate. Alla fine del 2012, 15 società del Gruppo su 16 hanno adottato il protocollo Approvvigionamenti previsto nel modello organizzativo ex-D.Lgs. 231/2001 (erano 5 nel 2010), percorso che si concluderà nel 2013.
Inoltre, in applicazione delle disposizioni contenute nella delibera AEEG 11/2007, come modificate dalla delibera AEEG 57/2010 in tema di separazione funzionale (cosiddetto unbundling), è stato anche sottolineato che il Gruppo Hera gestisce l’attività di approvvigionamento di beni, servizi e lavori assicurando l’applicazione di criteri di efficienza, economicità, neutralità e non discriminazione. Nei rapporti con i fornitori, garantisce l’adozione nella documentazione contrattuale di clausole volte al rispetto della riservatezza delle informazioni commercialmente sensibili relative alle attività separate funzionalmente.
Ai fini del percorso di certificazione SA8000, la Direzione Acquisti Appalti del Gruppo ha elaborato le revisioni dei capitolati tipo del Gruppo Hera (capitolati per lavori, per servizi, per forniture in opera e per forniture di beni) introducendo prescrizioni specifiche relative allo standard SA8000.

Il monitoraggio degli infortuni sul lavoro dei fornitori

Al fine di avere un quadro completo dell’impatto infortunistico relativo alle attività svolte direttamente e indirettamente, a partire dal 2009 Hera si è posta l’obiettivo di monitorare gli indici infortunistici dei principali fornitori di lavori e servizi.
I capitolati e i contratti di appalto prevedono fra gli allegati obbligatori il modulo “Riepilogo annuale degli infortuni o incidenti occorsi alle imprese appaltatrici durante lo svolgimento di attività per conto Hera”, tramite il quale ogni fornitore è chiamato a comunicare i propri indici infortunistici con frequenza annuale o al termine del periodo contrattuale.

 
Infortuni sul lavoro dei fornitori
 201020112012
Valore delle forniture di servizi e lavori (milioni di euro)448,9474,4461,9
Valore commissionato a fornitori coinvolti nel monitoraggio (milioni di euro)321,5417,9354,2
Valore commissionato a fornitori coinvolti nel monitoraggio (%)72%88%77%
Importo ordinato nell’anno a fornitori che hanno inviato il monitoraggio236,5243,1275,8
Valore commissionato a fornitori che hanno inviato il monitoraggio sul valore delle forniture di servizi e lavori (%)53%51%60%

Il monitoraggio dei dati infortunistici ha interessato le aziende che nel 2012 hanno fornito servizi e lavori alle società del Gruppo Hera, con esclusione degli acquisti di beni. Al fine di avere un quadro significativo, durante l’analisi è stata rivolta particolare attenzione alla raccolta dei dati relativi ai contratti di acquisto più rilevanti in termini di importo e attività eseguita per un valore complessivo di 354 milioni di euro.
Alla data di redazione del presente bilancio, Hera ha ricevuto dai propri fornitori i dati infortunistici di 740 contratti, corrispondenti a un importo ordinato nel 2012 di oltre 275 milioni di euro.
L’elaborazione dei dati ricevuti ha evidenziato un indice di frequenza pari a 54,7 e un indice di gravità pari a 1,1. Questi dati si riferiscono al 60% del valore complessivo delle forniture di servizi e lavori commissionate da Hera nel 2012 (era il 51% nel 2011).
Da dicembre 2011 a maggio 2012 Hera ha organizzato un’estesa attività di formazione dei propri referenti aziendali di contratto, i quali rappresentano un fondamentale punto di contatto con i fornitori. Nel corso delle 44 sessioni d’aula tenute, il tema della raccolta dei dati infortunistici è stato approfondito affinché i referenti fossero a loro volta sensibilizzati e sollecitassero i propri fornitori all’invio dei dati loro richiesti.
Per il 2013 sono previste ulteriori attività formative, destinate ancora ai referenti aziendali di contratto, nell’ambito delle attività previste per l’adozione del sistema di gestione SA 8000. Il progetto prevede di coinvolgere oltre 300 referenti aziendali.

 
Il sistema e-procurement
 201020112012
Volumi trattati con la piattaforma e-procurement39%70%90%
Fornitori con accesso alla piattaforma89%93%93%

Il 2012 ha visto il consolidamento della piattaforma di e-procurement che si è tradotto nel raggiungimento del 90% dei volumi negoziati su questa piattaforma (erano rispettivamente il 39% e il 70% nel 2010 e nel 2011) e del 93% dei fornitori qualificati con accesso codificato alla piattaforma elettronica.
Il sistema è stato ulteriormente affinato migliorandone la stabilità e l’utilizzo. Nel corso del 2012, con il nuovo sistema di Vendor management, sono state introdotte altre funzionalità che rendono l’accreditamento da parte dei fornitori diretto e l’accesso al sistema ancora più trasparente. Tra queste la principale ha visto la creazione di una nuova area documentale di condivisione sul portale e-procurement, il cruscotto fornitori, che permette ai fornitori di visualizzare i documenti di gara e quelli contrattuali resi disponibili dal buyer, di sottoscrivere con apposito flag il contratto e di visualizzare e verificare il proprio stato di qualificazione fornitore.
A partire dal 2011 l’utilizzo della piattaforma è stato esteso anche alle gare pubbliche.

Il Manuale di gestione dei contratti d'appalto

Nel corso del 2012 è stata approvata una revisione del Manuale di Gestione dei Contratti di Appalto nella quale viene ribadita la finalità di strumento essenziale a supporto dell’attività dei soggetti preposti al controllo delle imprese appaltatrici e subappaltatrici con particolare attenzione alla tutela del personale utilizzato nelle attività esternalizzate.
Il contenuto del Manuale è stato adeguato alle disposizioni del Decreto sulle semplificazioni n. 5/2012 in materia di responsabilità solidale negli appalti tra committente e appaltatore stabilendo che, negli appalti di lavori e servizi, il committente è solidalmente obbligato con l’appaltatore e gli eventuali subappaltatori entro due anni dalla cessazione dell’appalto, a corrispondere i trattamenti retributivi comprese le quote di trattamento di fine rapporto, i contributi previdenziali e i premi assicurativi dovuti in relazione al periodo di esecuzione del contratto d’appalto restando escluso qualsiasi obbligo per sanzioni civili di cui risponde solo il responsabile dell’inadempimento. Inoltre si è provveduto ad aggiornare il manuale relativamente ai nuovi riferimenti normativi, ad adeguare le definizioni di Direttore dei lavori, Direttore dell’esecuzione del contratto e Referente aziendale, allineandole a quanto previsto nei capitolati tipo del Gruppo Hera.

Nel corso dei primi mesi del 2012, anche in conseguenza del consolidamento del nuovo sistema di vendor management, sono state condotte diverse sessioni di Formazione per Referenti Aziendali (circa 700 figure interessate) e loro assistenti, per ripercorrere insieme le fasi salienti della gestione del rapporto contrattuale e del monitoraggio delle prestazioni erogate.

L'utilizzo dei contratti di subappalto

IIl Gruppo Hera pone in capo ai direttori dei lavori e ai referenti aziendali, soggetti preposti al controllo delle imprese esterne, l’attività istruttoria necessaria per la preventiva autorizzazione dei subappalti, nonché tutti gli adempimenti successivi necessari a monitorare l’attività delle imprese subappaltatrici in cantiere.
Il documento aziendale nel quale sono riportati gli adempimenti sia dei direttori lavori sia dei referenti aziendali, sia delle imprese appaltatrici e subappaltatrici in materia di appalti, è il manuale di gestione dei contratti di appalto, dove viene esplicitato quanto previsto nella normativa in materia di appalti pubblici di lavori e servizi.
I direttori lavori e i referenti aziendali del Gruppo Hera inviano mensilmente, su modulo predefinito in procedura, le rendicontazioni dei subappalti autorizzati nell’ambito di tutti i contratti di appalto. La Direzione Centrale Acquisti e Appalti effettua un report con cadenza trimestrale per i controlli di merito.
Nel 2012 sono stati subappaltati 22,6 milioni, pari al 5,2% dell’importo di lavori e servizi esternalizzati dal Gruppo.
A seguito delle intervenute modifiche organizzative in ambito Direzione Centrale Acquisti e Appalti di Hera, dal 2013 la struttura Vendor Rating and Assurance si occuperà di presidiare le modalità di gestione dei subappalti, anche attraverso la relativa reportistica e in collaborazione con i referenti aziendali.

I tempi di pagamento contrattuali

In coerenza con gli obiettivi di equilibrio finanziario del Gruppo Hera, i tempi di pagamento contrattuali, in ottemperanza a quanto indicato dalle linee di indirizzo del Gruppo, sono fissati in almeno 120 giorni, data fattura fine mese. E’ possibile derogare al suddetto limite, secondo quanto previsto dalla linea guida, dalle procedure di Gruppo specifiche e secondo quanto previsto dalla normativa vigente in materia.